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Das Mitarbeiter-Jahresgespräch Vorbereiten – Podcast Folge #014

Das Mitarbeiter-Jahresgespräch vorbereiten – Podcast Folge #014

Was muss ich als Führungskraft tun, um ein gutes Mitarbeitergespräch zu gestalten. Wie soll es ablaufen und wie setzte ich die richtigen Schwerpunkte. Gibt es einen roten Faden. Nutzen Sie die Kraft dieses Mitarbeitergespräches. Sie erhalten dadurch Zeit zum Führen und entfalten das volle Mitarbeiter-Potential.

Das Mitarbeiter-Jahresgespräch vorbereiten – eine gute Basis

Sie haben sich entschlossen, Mitarbeiterjahresgespräche zu führen oder Sie sind von der Personalabteilung „verpflichtet“ worden, eines zu führen und auch noch Bescheid zu geben, wenn es erledigt wurde. Egal wie es zustande kommt, hier erhalten Sie eine Hilfestellung, eine kleine, einfache Struktur mit möglichen Inhalten für ein souveränes, wirkungsvolles Mitarbeiterjahresgespräch.

Das ist zwar zeitraubend, aber richtig gemacht, wird es Ihnen mittelfristig Zeit verschaffen. Warum? Mitarbeiter wissen danach (hoffentlich), wo es lang geht, Mitarbeiter erkennen die Notwendigkeit von bestimmten Aufgaben an, Mitarbeiter erhalten Wertschätzung, Feedback und Perspektive. Mitarbeiter können sich einbringen, ihren Blickwinkel präsentieren, sie erfahren die Sehens Weise ihres Vorgesetzten, erhalten Klarheit über ihren Einsatz. Einschätzungen, Bewertungen werden ausgetauscht, Deltas analysiert und Commitments für die Zukunft eingeholt. Darum geht es.

Ich habe deshalb diesen Podcast sowie die nächsten beiden in drei Teile gegliedert. Einfach entlang dem chronologischen Verlauf eines professionellen, guten und wirkungsvollen Mitarbeitergespräches dieser Art.

D.h. wir starten mit den Tätigkeiten in der Vorbereitung, gehen anschließend in den Ablauf während der Durchführung des Gespräches und ich schließe mit Hinweisen zu den Aufgaben nach dem Gespräch.

„Sage mir, wie Du dich vorbereitest und ich sage Dir, wie das Gespräch endet.“

Diese „Weisheit“ auf Mitarbeiterjahresgespräche angewendet, kann man nur unterstreichen. Eine gute Vorbereitung bereiten den Boden für ein gutes Ergebnis – zu mindestens in den meisten Fällen. Das ist meine Erfahrung.

Vorbereitung eines Mitarbeiter-Jahresgespräch

Hier nun ein paar Tipps, wie ich mich vorbereiten kann. Dazu stelle ich mir ein paar Fragen.

    • Wozu führe ich das Gespräch? (Projektziel)
      Wir machen uns nochmals klar, dass wir hier bewerten und beurteilen.
      Wir gleichen SOLL mit IST ab. Wir geben Feedback.
      Wir beurteilen die Ziele mit deren Ergebnissen
      Wir betrachten die Anforderungen und Arbeitsschwerpunkte mit dem Anforderungs- und prioritätengerechtem Verhalten
      Wir bewerten die Erwartungen der Organisation angesichts von Veränderungen mit der Einstellung und der Werthaltung des Mitarbeiters zu Kunden, Kollegen, Vorgesetzten, Mitarbeitern
    • Inwieweit hat er die vereinbarten Ziele & Zeiten erreicht (Erfolg und Misserfolg)?
    • Inwieweit hat er die Anforderungen und Schwerpunkte erfüllt?
    • Inwieweit hat er sich flexibel auf unterschiedliche Personen und veränderte Bedingungen eingestellt?
  • Was haben äußere Umstände, was hat er selbst zum Ergebnis beigetragen?
  • Durch welche Einstellungen und Verhaltensweisen hat er die Zielerreichung selbst gefördert bzw. behindert (Stärken / Schwächen)?
  • Halte ich ihn für andere/höherwertige Aufgaben für förderungswürdig (bereit/geeignet)?
  • Was will ich am Ende des Gesprächs erreicht haben? (Besprechungsziel)
  • Was werde ich zu einem offenen und konstruktiven Klima beitragen?
  • In welcher Funktion (Chef, Coach, Mentor) spreche ich jeden Top an?
  • Welchen Handlungsbedarf sehe ich? Was will ich selbst unbedingt ansprechen?
  • Welche Probleme/Konflikte treten immer wieder auf?
  • Welche Herausforderungen werden auf uns zukommen?

Ziele vereinbaren und fördern

  • Welche Perspektiven bietet realistischer weise das Unternehmen, meine Abteilung?
  • Welche Innovations- und persönlichen Entwicklungsziele sollen wir vereinbaren?
  • Welche Fördermaßnahmen sind dafür notwendig?
  • Inwieweit übernimmt der Mitarbeiter dafür die Verantwortung?

Sie sollten sich auch bewusst machen, dass sich ein guter Mitarbeiter ebenfalls vorbereitet.
Er stellt sich solche Fragen:

  • Worauf bin ich besonders stolz? Was habe ich besonders gut gemacht?
  • Was ist mir nicht so gelungen? Womit bin ich selbst nicht zufrieden?
  • Welche externen Umstände haben mich stark behindert? Inwieweit hat mein Vorgesetzter mich (nicht) unterstützt? Wodurch habe ich mich selbst behindert?
  • Was betrachte ich als meine besondere Stärken und Schwächen?
  • Welche Ziele sind mir besonders wichtig? Welche andere/höherwertige Aufgaben/Position möchte ich gerne übernehmen? Wo sehe ich bei mir Lernbedarf?
  • Was genau erwarte ich von meiner Führungskraft?

Das sind einige kernige Fragen. Mit diesen sollten Sie sich beschäftigen – und auch das braucht seine Zeit – das geht nicht nur ein paar Minuten vor Gesprächsbeginn. Dazu ist es auch förderlich, wenn Sie den Mitarbeiter schon etwas kennen, zumindest sollten Sie wenigstens bislang Vereinbartes als Information sich zu eigen machen – ggf. schauen, was in dem letzten Gespräch schriftlich festgehalten wurde – sofern es eine Dokumentation dessen in der Personalakte gibt. Es gibt fast nichts schlimmeres, wenn man schon in Rückenlage mit einen Gespräch starten muss. Solche Überraschungen können Sie vermeiden, sollten Sie auch – in Ihrem und im Mitarbeiter-Sinn.

Noch was zum administrativen Teil.

Haben Sie sich schon mal darüber gefreut, dass in einem Mehr-Sterne-Hotel das Klopapier aufgefüllt war? Kein Mensch würde hier nach dem Aufenthalt eine Bewertung für das Hotel abgeben mit „Daumen hoch“.
Saßen Sie schon mal auf der Toilette im Luxushotel und machten „ihr Geschäft“, stellten fest, dass kein Klopapier da ist. Das könnte schon in eine Bewertung fließen – oder?

So sehe ich das beim Mitarbeiterjahresgespräch mit dem Administrativen auch. Wenn´s vergessen wird, wird blöd.
Ups – wir haben gar keinen Raum reserviert? Wir haben nicht festgelegt, wie lange es dauert. Oder wir haben vergessen, den Mitarbeiter vorab zu informieren, dass ein Gespräch stattfinden. Er hat keine Einladung, er hat sich damit vermutlich auch nicht vorbereitet.

Also bitte, das wird sich der Mitarbeiter merken – ähnlich wie – das Klopapier fehlt.

Das gilt ebenso für das Verschieben von solchen Terminen. Zugegeben, das gibt es im Ausnahmefall schon mal – aber sonst bitte nicht.

Denken Sie in der Vorbereitung auf

  • ausreichend Vorlaufzeit für den Mitarbeiter einplanen
  • Datum und Uhrzeit für das Gespräch terminieren und kommunizieren
  • den Ort festlegen und Raum / Zimmer reservieren
  • Die Dauer mit etwas Puffer festlegen
  • Und wer es ganz gut machen will, sucht ein passendes Datum mit Uhrzeit und Dauer für diese Vorbereitung des Mitarbeiter-Gespräches

Mein Fazit zur Vorbereitung eines Mitarbeiterjahresgespräches:

Eine Menge an Arbeit – Führungsarbeit – Denk-Arbeit – nachdenken und vordenken. Dieses Mitarbeitergespräch gut gemacht, eröffnet ein tolles Potential an Personalentwicklung und langfristige Entlastung für Sie als Führungskraft – es ist ein starkes Personalentwicklungsinstrument – oft leider unterschätzt.

Vorbereitungen abgeschlossen – Ich freue mich, wenn Sie das nächste Mal wieder zuhören, wie die professionelle, mitarbeiterorientierte Durchführung dieses Jahresgespräches möglich gemacht wird.

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Mitarbeiterjahresgespräch vorbereiten

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