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10 Arten – Richtig Nein Zu Sagen – Podcast Folge #031

10 Arten – richtig Nein zu sagen – Podcast Folge #031

Hören Sie zehn verschiedene Arten, wie Sie Aufgaben fair und anständig ablehnen – ohne Stress mit Ihrem Chef zu bekommen. Sie wollen Ihr Zeitmanagement im Griff haben, dann müssen Sie bei sich beginnen. Streichen Sie das „Dauer-Ja“ aus Ihrem Wortschatz und Sie haben Zeit für das Wesentliche um als Führungskraft seine Ziele zügig zu erreichen.

Zehn Mal „Nein sagen“ – Tipps für effektives Zeitmanagement

Wir haben im letzten Podcast „Richtig Nein Sagen Zeitmanagement-Tipps – Podcast Folge #030“ begonnen aufzuzeigen, was es mit dem „Nein-Sagen“ auf sich hat. Wir haben verschiedene Aspekte hierzu beleuchtet, Hintergründe offen gelegt und Tipps zum Üben formuliert.

Die Fähigkeit, das Wort „Nein“ zu sagen, ist der erste Schritt zur Freiheit

Diesen Satz soll Nicolas Chamfort gesagt haben. Er war französischer Schriftsteller in der Zeit der Aufklärung und der Französischen Revolution.

Das gefällt mir, weil das Wort „Revolution“ darin vorkommt. Beginnen Sie bei sich eine positive Revolution – ohne selbst dabei zu Schaden zu kommen. Sie tun sich was Gutes und das kommt dann auch dem Unternehmen zu Gute. Ja, es gibt sie – im übertragenen Sinne – „Verletzte“ – aber Sie kommen nicht unter die Räder. Ja, das zu oft „Ja-Sagen“ kommt zu Tode. Immer vorausgesetzt – Sie haben eine klare Vision, klare Ziele, klare Aufgaben, die im Sinne des Unternehmenserfolges von Ihnen erwartet werden und sinnvoll sind und an denen Sie am Ergebnis schlussendlich gemessen werden.

Ich hab mal als Geschäftsführer eines Unternehmen mit etwa 250 Mitarbeitern und als Leiter einer speziellen Business-Unit in einem Vertriebs-Workshop folgende Satz formuliert:

Hinter jedem NEIN steckt ein heimliches JA.

So sagt der Kunde: „Nein, wir bestellen bei Ihnen nicht, wir kaufen bei ihnen nicht. Soll heißen: Wir bestellen unter diesen Voraussetzungen nicht. Aber anders ausgedrückt, heißt das nichts anderes, wir würden „Ja“ sagen, wenn die Rahmenbedingungen andere wären. Das ist bei ihnen als Führungskraft nicht anders. Wenn Sie „Nein“ sagen, sind das nicht die Voraussetzungen, die zu einem „Ja“ bei ihnen führen.

Das setzt aber Klarheit in ihrer Rolle voraus. Sie müssen wissen, für was Sie zuständig sind, welche Funktion sie ausfüllen. Sie müssen wissen, was von Ihnen erwartet wird. Das stärkt ihre Rolle als Führungskraft, das stärkt ihre Daseinsberechtigung in dem, was Sie tun – respektive was Sie nicht tun sollen.

Und nun kommen die versprochenen weiteren konkreten „Techniken“. Sie zeigen Ihnen, wie es gelingt, einfacher, besser „Nein“ zu sagen“. Verstehen Sie diese Tipps als ein reichhaltiges Angebot, passend zur jeweiligen Situation das richtige „Nein“ auszuwählen. Das kann sogar Spaß machen. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch – ich will hieraus keine „Arbeitsvermeidungs-Strategie“ machen. Ich will Ihnen aufzeigen, dass Sie „ihr Ding“ durchziehen können. Sie sollen in die Lage versetzt werden, die Aufgaben zu übernehmen, die Sie für Ihre (hoffentlich) sinnvolle Zielerreichung in Ihrem Kompetenzbereich annehmen – „Ja“ sagen –und die anderen Tätigkeiten nicht annehmen – und konsequenterweise „Nein“ sagen.

Und noch was: Selbstverständlich helfen Sie als Führungskraft mal aus, selbstverständlich schauen Sie über ihren Aufgaben-Tellerrand hinaus, selbstverständlich übernehmen Sie mal eine Aufgabe, die Sie eigentlich nicht tun sollten. Manches Mal zahlt es sich aus, anderen zu helfen. Sie werden auch mal Hilfe anderweitig brauchen. Manches Mal unterstützen Sie, auch wenn keine konkrete Gegenleistung zu erwarten ist – Sie tun das im Sinne des Miteinanders, des gemeinschaftlichen Handels, aber nie im Sinne des Ausnützen lassen – zu Lasten ihrer eigenen Zielerreichung – sofern Sie Rollenklarheit haben oder sich diese verschaffen wollen.

Hier nun die Angebots-Palette zum Nein-Sagen:

1.) Argumentatives Nein

Sie sagen folgendes: Nein, das mache ich nicht. Diese neue Aufgabe, dieses Projekt, diese Arbeit hat bei mir keine Priorität. Sie ist in meinem Zeitplan nicht enthalten. Punkt.

Wenn das nicht reicht, dann ist das die Gelegenheit, ihrem Chef darzulegen, mit stichhaltigen Argumenten, welche wichtigen Aufgaben damit liegen bleiben würden. Sie zeigen auf, dass Sie ihr Zeitmanagement im Griff haben, Sie Zusagen gegeben haben, die sie unbedingt halten wollen. Sie demonstrieren Verlässlichkeit, Sie zeigen, dass Sie die richtigen Prioritäten gesetzt haben und Sie beweisen, dass Sie wissen, was Sie tun und Transparenz in ihrer Arbeit haben.

Ich nenne diesen Moment: „ihr Werbungblock“ – auch zum Wohl des Unternehmens.

Zugegeben – es kann sein, dass es nichts nützt. Der Chef will es trotzdem. Aber sie haben es ihm nicht leicht gemacht. Das wird er sich merken und später daran denken, dass es tatsächlich belastbare, überzeugende Argumente waren – glaubhaft, nachvollziehbar und (hoffentlich) erkennbar, dass sie Prioritäten setzen können und danach arbeiten.

Und noch was – sollte ihr Chef mit ihren Prios nicht einverstanden sein, dann wird er das schon sagen müssen. Das Ergebnis ist dann auch gut. Sie haben „seine“ Denke bekommen – quasi kostenlos – ohne einen extra Termin mit ihm zu vereinbaren. Damit kann ich – und Sie – auch gut leben. Vor allem, wenn klar ist, was nach hinten geschoben wird.

2.) Mitleids-Nein

Klagen Sie über Arbeitsüberlastung, Stress und Zeitnot. Das geht dann nicht über den Kopf, sondern über die Beziehung. Das kann funktionieren.

3.) Problem-Verlagerungs-Nein

Sie verweisen auf andere Abteilungen, auf die Kollegen, auf übergeordnete Ziele. Viele Dinge sind sehr vernetzt, in Abhängigkeiten von anderen. Sie zeigen ihrem Gegenüber auf, dass sie andere Abteilungen brauchen, die das zuvor bearbeiten.

Und wenn Sie sich ihres „Neins“ sicher sind, ermuntern Sie Ihr Gesprächspartner, weitere „Experten“ zu befragen. Sie sprechen ihr „Nein“ somit gar nicht direkt aus. Sie verlagern das Problem. Mancher Kollege merkt das gar nicht, ggf. ist er sogar dankbar, zu wissen, wenn er noch fragen könnte.

4.) Autoritäts-Nein

Schicken Sie ihren „Antragsteller“ zum Chef – eine Hierarchie-Stufe höher als Sie selbst. Sie sagen sinngemäß folgendes:

„Ich habe viel zu tun. Meine Prioritäten sind gesetzt. Gehen Sie zum Chef und wenn der sagt, ich soll es machen, dann plane ich das entsprechend ein – vorher nicht.“

 So ein Autoritäts-Nein hat zur Konsequenz, dass in der Mehrheit solcher Fälle, der Chef gar nicht gefragt wird. Die Hürde – wegen so etwas zum übergeordneten Vorgesetzten zu gehen – ist oft zu hoch. Das überlegt man sich dreimal. Und Sie selbst haben das ankommende Problem schon von der Backe.

5.) Dialektik-Nein

Bieten Sie ihm zwei spätere Alternativ-Termine an. So eine Strategie wirkt Wunder.

Er hat seinen Wunschtermin gar nicht zur Auswahl – wie cool ist das denn.

Noch etwas zum Klug-Scheissern: Dialektik hat nichts mit meinem schwäbischen Dialekt zu tun. Dieses Wort – aus dem griechisch kommend – bedeutet sowas wie „Kunst der Unterredung‘ und ist gleichbedeutend mit dem lateinischen Wortstamm „Art der Gesprächsführung“.

6.) Konfrontations-Nein

Sie sagen einfach, dass Sie keine Zeit haben. Punkt. Basta. Gespräch ist zu Ende.

7.) Holzhammer-Nein

Bleiben Sie demonstrativ stehen und bieten keinen Platz an. Wenn Sie sitzen, stehen Sie von ihrem Arbeitsplatz auf. Gehen Sie auf ihn zu, Richtung Türe / Ausgang. Machen Sie ihrem ungeplanten Besucher klar, jetzt und hier nicht – für dieses Gespräch stehe ich ihnen nicht zur Verfügung. Lassen Sie nicht zu, dass ihr ankommender Gesprächspartner „Sitzfleisch“ entwickelt. Sie müssten ihn dann mit eigenen Händen aus ihrem Büro raustragen. Diese Handgreiflichkeit könnte böse Folgen für Sie haben und das will keiner.

8.) Nichtbeachtungs-Nein

Machen Sie demonstrativ mit Ihrer Arbeit weiter. Sie sind Herr über ihre Zeit. Andere dürfen wissen, dass sie gerade arbeiten. Ungeplante Störungen sind nicht willkommen. Sie sind in ihre Arbeit vertieft, Sie sind fokussiert. Das darf ihr potentieller Gesprächspartner ruhig wissen. Beachten Sie den „Zeitdieb“ erst gar nicht.

An der Stelle passt der Satz gut: „Hüten Sie sich vor VUP’S!“ (very unimportant persons – im Gegensatz zum VIP – very important person).

Natürlich sollen wir Zeit haben, wenn jemand etwas Wichtiges von uns will. Aber es gibt Leute, die wollen mit uns nur Belangloses reden. Die haben im Gegensatz zu uns, Zeit. Ihre Abwehrstrategie lautet: Nichtbeachtung.

Es kann sein, dass der Besucher trotzdem hartnäckig wartet. Aber das können Sie auch. Das ist ein kleiner, oft zäher Erziehungsprozess. Und wenn er nicht abgeschüttelt werden kann und sie ihn dann doch beachten müssen, schlagen Sie ihm einen Termin vor, der in ihre Zeitplanung passt. Somit können Sie jetzt schon mehrere Arten von Nein-Sagen kombinieren: Vom Nichtbeachtungs-Nein zum Dialektik-Nein.

9.) Flucht-Nein

Gehen Sie sofort mit Ihren Unterlagen in einen anderen Raum. Ich hab diese Art des Nein-Sagens hin und wieder selbst angewandt. Da sehe ich einen meiner „Spezial-Freunde“ anrauschen. Der lässt sich nicht so einfach abschütteln. Bei ihm fällt mir das Nein-Sagen sichtlich schwerer als bei anderen. Dann nehme ich „reiß aus“, nehme Unterlagen mit und verlasse meinen Arbeitsplatz. Der Kollege sieht förmlich, dass ich keine Zeit für ihn habe.

10.) Offenheits-Nein

Sagen Sie „JA“ zum „NEIN“. Geben Sie ihrem Gesprächspartner zu verstehen, ganz offen und ehrlich, dass Sie für sein Anliegen nicht zu haben sind. Trennen Sie ganz deutlich Person von Sache. Das gibt ihm die Chance, das nein nicht auf sich persönlich zu projizieren, sondern auf die Sache selbst. Das ist damit weniger verletzend und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dies als Affront, als persönliche Beleidung zu verstehen.

So, das sind sie gewesen – die 10 Arten „Nein“ zu sagen. Nehmen Sie diese Tipps zum „Nein sagen“ nicht ganz so ernst. Es sind Hilfestellungen, Ideen, um Zeit für´s Wesentliche zu gewinnen. Es bedarf Einiges an Erfahrung, die richtige Ansprache beim Gegenüber zu finden. Sie werden beim Üben feststellen, dass das auch schief geht. Seien Sie hier zu sich selbst fehlertolerant. Es gibt leider kein Patentrezept.

Ach ja – und noch was ist dabei wichtig:

Loben Sie sich selbst, wenn´s mal geklappt hat. Das könnte sich wie folgt anhören:

  • Na also, geht doch.
  • Das war jetzt ein richtig schönes „Nein“.
  • Super, es funktioniert.

Ich versichere ihnen, wenn Sie es beginnen umzusetzen, macht das etwas mit ihnen – und ich bin davon überzeugt, es stärkt sie, es sendet die richtigen Signale aus. Es macht sie nicht immer zum lieben, netten Gesprächspartner, aber langfristig erzeugen Sie durch ihr Verhalten, durch ihre innere Haltung einen kalkulierbaren, offenen und verlässlichen Vorgesetzen und Kollegen. Da eilt ihnen ihr Ruf voraus. Und das Ergebnis wird sein: Sie brauchen gar nicht mehr NEIN sagen – sie werden im Zweifel gar nicht mehr gefragt. Und wenn Sie dann noch gut in ihrer Arbeit sind, ihre Zusagen einhalten, ihre Ziele erreichen, hat das Auswirkung auf ihr Team, auf ihren Chef, auf ihr Kommunikationsverhalten – letztendlich auf ihren persönlichen Erfolg als Führungskraft. Das will ich haben.

Sie haben es wieder geschafft – bis zu Ende zu hören – das freut mich. Ich werte das einfach als meinen Erfolg – nicht wissend, ob Sie dabei einfach eingeschlafen sind. Den Seinen gibt´s der Herr im Schlaf. Aber das ist ein anderes Thema. Apropos Thema: Hören Sie das nächste Mal etwas über´s Zuhören. Das ist oberflächlich betrachtet ein (fast schon zu) viel bearbeitetes Thema. Es ist aber mein Ziel – dieses wichtige Thema aus meinem Blickwinkel und meinem Erfahrungsschatz, den ich hier gerne mit ihnen teile, zu betrachten. Seien Sie gespannt. Sie werden nicht alle Aussagen in dieser Art kennen.

Wenn´s ihnen gefallen hat, sagen Sie es ihren Freunden weiter, empfehlen Sie mich. Das gefällt dann mir. Bis nächste Woche, wenn es wieder heißt „Hören Sie meinen Podcast FührungsKRAFT für Führungskräfte“ Hier akzeptiere ich kein NEIN – hahaha!!!

Es grüßt Sie
Stefan Schulik

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