Delegieren aber was – Podcast Folge #006

Viele Führungskräfte kennen das aus eigener Erfahrung. Sie werden zu einer Führungskraft „ernannt“ oder sie werden befördert. Sie bewerben sich selbst auf eine solche Stelle. Damit erhalten Sie neue Aufgaben, schöne Aufgaben, gute, sinnvolle, manchmal schwierige – aber vor allem eben neue Aufgaben. Soweit so gut.

Diese Karriere-Leiter erklimmend, verbendet manchem die Sicht auf folgende, nachgelagerte Problematik. Bisherige Aufgaben werden z.T. mitgenommen, Sie sind sowohl weiterhin qualifizierte Fachkraft und gleichzeitig Führungskraft. Insbesondere kann man sich in diesem „beförderten Modus“ es sich nicht leisten, einen klaren Schnitt zu machen – so denkt „man“ vielleicht. D.h. wir tun vieles, was wir möglicherweise nicht mehr tun sollten. Aber wie specken unser vermeidlich großes Aufgaben-Pensum, unsere lange Tätigkeitsliste ab?

Eine Situation, die nicht nur mit dem Positionswechsel entstehen kann, auch als langjährige Führungskraft sind solche Situationen keine Seltenheit.

Alles Dinge, die das delegieren auf den Plan rufen. Und genau da können wir heute in diesem Podcast wieder Akzente setzen.

Liebe Führungskräfte – wir stellen uns wertvolle Fragen

• Welche Last werde ich mir von den Schultern nehmen?
• Welchen Preis bin ich bereit dafür zu zahlen?
• Kann ich überhaupt „Loslassen“, will ich das überhaupt?

Sinnvoll wäre es allemal – loszulassen! Als Führungskraft sich selbst fragen:

• Bin ich so intelligent, dass ich Menschen für die Organisation und für mich arbeiten lasse, die intelligenter sind als ich?

Hier kommt er wieder – einer meiner Lieblingssätze – Führen heißt „Andere zum Erfolg kommen lassen“ – darum geht es.

Aber welche Aufgaben gebe ich ab? Ich nenne Ihnen drei Arten von Tätigkeiten, die oft delegierbar sind:

Alles was Sie immer genau gleich machen, alles was Sie aufschreiben, dokumentieren oder gut festlegen können ist oft delegierbar. Alles was immer denselben Prozess durchläuft, ist prädestiniert, an einen ihrer Mitarbeiter abgegeben zu werden.

Um Loslassen zu können, was man gut kann, hilft es manchmal sich einzusagen: „Dafür bin ich – genau genommen – einfach zu teuer“. Lieb gewordene Dinge jetzt einfach loslassen – im Rahmen der neuen Rolle bzw. wenn man zuviele Aufgaben hat. Dann müssen Sie sich zwingen zu delegieren.

Stellen Sie ruhig mal den wöchentlichen Jour-Fix in Frage – nur damit alle Mitarbeiter Bescheid wissen. Veranstaltungen, die nur in eine Richtung gehen (Einweg-Kommunikation), wo die Teilnehmer nur zuhören – abgeben oder gleich in den virtuellen „Papierkorb“.

Die nächste Art von delegierbaren Aufgaben sind die Spezial-Tätigkeiten. Dinge, bei denen Spezialisten-Wissen erforderlich ist, Dinge, die selten vorkommen. Dinge, die nicht zu unseren Kernkompetenzen gehören. Ich übergebe diese an die Spezialisten. Dafür sind sie ja da. Und wenn sie diese nicht haben, wäre es schön, wenn Sie im Rahmen ihrer Führungsarbeit und ihres Jobdesigns solche schaffen. So können Spezial-Tätigkeiten auch von Spezialisten ausgeführt werden. Denn für Spezial-Tätigkeiten sind Sie als Führungskraft fast schon zu schade.

Die dritte Art von Tätigkeiten, die möglicherweise delegiert werden können, sind Detail-Tätigkeiten – eine Sonderform von Spezialtätigkeiten. Hier bedarf es Menschen, die bis in die letzte Nachkomma-Stelle reingehen, genauestens analysieren können, um was es geht. Auch dafür ist meine Führungszeit zu schade. Ich kann es mir gar nicht mehr leisten, mich im Detail zu verspielen, zu vergraben. Ich muss führen und mich nicht in alle Details „fressen“.

Ja, man kann nicht alle Routine-Tätigkeiten abgeben – schön wär´s.

MA-Jahresgespräche, Zielvereinbarungs- und Zielerreichungs-Gespräche, persönliches Feedback kommt immer wieder – ist zwar Routine, aber das müssen wir als Führungskraft „leider“ selbst tun.

Mir geht es einfach darum, ihr Denken in diese Richtung zu bewegen. Es kommt eine neue Aufgabe, die getan werden muss. Und ich stelle mir die Frage, muss ich das machen, arbeite ich das womöglich immer gleich ab, ist das eine Aufgabe, die so nicht wieder kommt oder verzettele ich mich, um die nötigen Details zu erhalten.

Also mein Fazit: Überprüfen Sie, ob Sie Routinetätigkeiten, Spezialtätigkeiten oder Detailtätigkeiten delegieren können, um dadurch automatisch mehr Zeit zum Führen zu erhalten.

Sie werden sich wundern, wie leicht es sein kann, hier eine ganz bewusste, sogenannte „systematische Müllabfuhr“ zu betreiben. Es lohnt sich das gleich auszuprobieren. Viel Erfolg beim Testen und beim Feststellen, was das mit einem macht.

Das waren einige Impulse zum „Was können wir delegieren“ – Welche Themen!

Auf welche Art wir delegieren und was wir dabei beachten müssen, behandle ich in einem weiteren eigenen Podcast. Da brauchen wir noch weiteres Führungswissen – z.B. die Definition von Führungsstil & Reifegrad, um die Frage zu beantworten „Wie können wir delegieren“.