Das Mitarbeiter-Jahresgespräch nachbereiten – Podcast Folge #016

Was muss ich als Führungskraft tun, um ein gutes Mitarbeitergespräch zu gestalten. Wie soll es ablaufen und wie setzte ich die richtigen Schwerpunkte. Gibt es einen roten Faden.

Nutzen Sie die Kraft dieses Mitarbeitergespräches. Sie erhalten dadurch Zeit zum Führen und entfalten das volle Mitarbeiter-Potential.

Das Mitarbeiter-Jahresgespräch hat stattgefunden. Sie haben festgestellt, dass es viel Arbeit in der Vorbereitung war, aber die Durchführung umso besser von der Führungshand geht. Der Aufwand hat sich gelohnt. Sie wissen, was es bedeutet, strukturiert den Rückblick, Anblick und Ausblick zu machen. Ihnen ist klar, warum wir so vorgehen.

Sie schaffen sich hiermit Freiraum für ihre vielfältigen anderen Führungsaufgaben und trotzdem – oder gerade deshalb – „läuft der Plan“ und die Mitarbeiter sind auf dem Weg zu ihrem und Ihrem Erfolg.

Nicht alle Gespräche, die Sie zu führen haben, laufen gleich ab. Es gibt Ungeplantes, Spontanes und u.U. auch Gespräche, die aufgrund der Tagesform vom Mitarbeiter oder der Führungskraft selbst oder durch wirklich besonderen Ereignissen wie Kündigung von Kollegen, eingekehrte Trauer in der Familie o.ä. abgebrochen oder vertagt werden müssen. Das gehört leider auch dazu. Und es erfordert Mut, das dann auch so zu entscheiden. Hier gibt es aber meiner Erfahrung nach kein Patentrezept – soll ich das Gespräch abbrechen oder durchziehen. Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl.

Wenn wir jetzt wieder vom „Normalfall“ ausgehen, braucht es nach dem Abschluss des Jahresgespräches eine Nachbereitung dessen. Und das kann folgendermaßen aussehen:

Zunächst mal kümmern Sie sich um das Administrative. Das ist, solange es noch „warm“ ist, schnell gemacht und mit wenig Aufwand verbunden.

Dazu gehören Dinge, wie

• Ist das Protokoll fertig?
• Ist ein Nachjustieren, ein kurzfristiges Folgegespräch erforderlich?
• Ist das Protokoll zu unterschreiben – von mir, vom Mitarbeiter, von beiden – das hängt stark von den Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens ab.
• Muss ich der Personalabteilung Bescheid geben?
• Müssen die Unterlagen in die Personalakte?
• Wenn ja, steht das so drin, dass es auch andere lesen können / dürfen?
• Was muss ich tun, um vereinbarte Schulungsmaßnahmen anzuschieben?
• Muss ich auf Grund dem Vereinbarten, weitere Personen informieren?
• Auch macht es Sinn, sich etwas Zeit zu nehmen und das Gespräch zu reflektieren. Sie fragen sich, was lief gut, was nicht. Habe ich alles angesprochen, habe ich den richtigen Ton getroffen, wo hatte ich Schwierigkeiten, wo bin ich beim Mitarbeiter nicht durchgedrungen, was hat der Mitarbeiter für ein Verhalten insgesamt an den Tag gelegt, was war zwischen den Zeilen zu hören. Habe ich erreicht, was ich mir vorgenommen habe – was nicht, und warum – bzw. warum nicht. Kurz um – so eine Retrospektive gibt gute, wertvolle Impulse für die kommenden Mitarbeitergespräche.

Nach dem Mitarbeitergespräch ist es nun die Aufgabe der Führungskraft, engagiert zu verfolgen, welche Fortschritte der Mitarbeiter macht und wie er die vereinbarten Ziele erreicht. Sie als Führungskraft unterstützen den Mitarbeiter – aber bedenken Sie: Tun Sie das nach dem jeweiligen Reifegrad des Mitarbeiters bezogen auf die Ziele und dessen Aufgaben.

Dabei orientieren Sie sich an den folgenden Führungsrollen, die Sie einnehmen können.

• Führen als Chef
• Führen als Coach
• Führen als Mentor

Sie …

• klären mögliche neue Zielsetzungen des Unternehmens,
• initiieren neue Aktivitäten,
• informieren über getroffene Entscheidungen,
• korrigieren Vorgänge und Aufgabenstellungen
• stellen die „Spiel“-Regeln klar

Sie …

• formulieren verständlich,
• teilen Information/Entscheidung in durchdachter Form mit,
• beobachten, wie der Mitarbeiter die Sache wahrnimmt und erlebt,
• nehmen die Bedenken und Argumente des Mitarbeiters auf.
• stellen die Ziele des Unternehmens und die eigenen Ziele konsequent heraus
• stellen die (Selbst-) Verpflichtung des Mitarbeiters sicher
• fassen Ergebnis und Folgerungen zusammen

Zusammenfassung: Sie in der Rolle als Chef informieren, klären und entscheiden

Sie …

• greifen Probleme und Konflikte auf
• führen den Mitarbeiter zu einer eigenständigen Problemlösung/Konfliktbewältigung hin
• rufen passend die kurzfristige und langfristigen Ziele in Erinnerung

Sie …

• ergreifen die Initiative
• analysieren gemeinsam die Situation
• führen durch Fragen das Gespräch zielgerichtet
• nutzen die Stärken und Fähigkeiten des Mitarbeiters für die Problemlösung
• lassen vom Mitarbeiter die Lösungen selbst entwickeln
• legen die vereinbarten Ziele und Standards als Bewertungsmaßstäbe zugrunde
• fällen mit ihm gemeinsam eine konkrete Entscheidung
• legen die Umsetzung in die Eigenverantwortung des Mitarbeiters
• lassen sich vom Mitarbeiter über Erfolg und Misserfolg berichten

Zusammenfassung: Sie in der Rolle des Coaches beraten ihren Mitarbeiter fachlich und persönlich

Sie …

• bilden die Persönlichkeit ihres Mitarbeiters weiter, für diese haben Sie sich verpflichtet
• sensibilisieren für die Werte, für die sie gemeinsam stehen
• integrieren in das persönliche Ethos – in die Gesinnung des Mitarbeiters

Sie …

• klären die persönliche Wertvorstellungen und tiefer liegende Bedürfnisse des Mitarbeiters
• entwickeln gemeinsam Zielperspektiven mit ihm
• positionieren und ordnen die Lebensentwürfe auf ein verbindliches Wertsystem hin
• vereinbaren herausfordernde Ziele und lassen sich ihn daran bewähren
• lernen dem Mitarbeiter Erfolge und Misserfolge als Reifungspunkte der Charakterbildung zu verstehen
• lassen ihn die Balance zwischen beruflichem und privatem Leben finden
• machen ihm Verantwortung (und Glaubwürdigkeit) bewusst
• lassen ihn die Quelle des inneren Feuers und der Begeisterung in sich entdecken

Zusammenfassung: Sie in der Rolle des Mentors entwickeln Persönlichkeit

Erinnern Sie sich an den Podcast mit der Nummer 4 – „Was macht eine gute Führungskraft aus?“ Was muss sie haben, was muss sie sein, was muss sie tun. Hören Sie nochmals rein.

Hier war die Essenz die Aussage: Aus dem richtigen TUN entsteht das SEIN und HABEN einer guten Führungskraft.

Wenn sie diesen Satz komisch finden oder einfach nicht verstehen, dann müssen Sie ernsthaft den Podcast
Führungsfrage – Was macht eine gute FührungsKRAFT aus? – Podcast Folge #004
anhören.

 Und wenn Sie gerade diesen Podcast bis hierher angehört haben, stellen Sie fest, was Sie tun können. Ich wiederhole ganz bewusst die Tun-Wörter:

 „Klären, initiieren, informieren, korrigieren, stellen klar, formulieren, teilen mit, beobachten, nehmen auf, stellen heraus, stellen sicher, fassen zusammen, greifen auf, führen hin, rufen in Erinnerung, analysieren, nutzen, lassen entwickeln, legen zugrunde, fällen Entscheidung, lassen berichten, bilden, sensibilisieren, integrieren, klären, entwickeln, positionieren, ordnen, vereinbaren, lernen, lassen entdecken und machen bewusst.“

Sie merken, ich komme in Fahrt. Als Führungskraft in seiner Rolle aufzugehen, in Führung zu gehen, FührungsKRAFT für Führungskräfte zu besitzen – im wahrsten Sinne des Wortes – ist toll, spannend und abwechslungsreich. In Abhängigkeit der aktuellen Situation die verschiedenen „Hüte“ aufsetzen zu können – mal Coach zu sein, mal Chef, mal Mentor – einfach herrlich.

Ich schließe mit einer Aussage, die zu Nachdenken anregen darf:

Das ist Mitarbeiterführung – das verstehe ich unter „Andere zum Erfolg kommen lassen“ – einfach geil – und das bei einem quasi trockenen Podcast-Thema überschrieben mit der Überschrift „Nachbereiten eines Mitarbeiter-Jahresgespräches“. Ich freue mich auf´s nächste Mal. Seien Sie wieder mit dabei.