Personalauswahl – wie Sie offene Stellen gut besetzen – Podcast Folge #078

Die ersten Bewerbung kommen bei uns an. Es ist nicht unbedingt das Anschreiben oder der Lebenslauf, die uns die entscheidenden Einblicke auf den Bewerber geben. Bringt uns ein Telefoninterview weiter?

Oft geschieht es per Zuruf: Wir brauchen da jemanden an der Position. Sprechen Sie den Abteilungsleiter mal an, was er da für einen Kandidaten braucht. Die Gründe für den Weggang eines Mitarbeiters sind ja vielfältig. Wir wollen schauen, welche Stolperfallen welche Punkte nach unserer Ansicht besondere Beachtung brauchen.

Zunächst – völlig banal – welche Stelle haben wir denn zu besetzen. Um was geht es – welche Aufgaben hatte der bisherige Stelleninhaber? Existiert eine Stellenbeschreibung oder ein Stellenprofil, dass wir abgleichen können? Müssen wir hier Anpassungen beachten? Soll die Stelle anders positioniert werden?
Auch die Frage, welche Qualifizierungsanforderung haben wir an die Stelle? Welchen Mensch brauchen wir?
Über die Art und Weise der Ausschreibung möchte ich gar nicht viel sagen. Hier haben die Firmen meist eigene Strategien und Verträge, um ihre Stellen gut zu positionieren. Spannend ist auf jeden Fall die Antwort auf die Fragen WEN und WAS suchen wir. Damit wir gut abgleichen können, wenn die hoffentlich bald eintrudelnden Bewerbung uns zur Auswahl auffordern.

Wir gehen hier bewusst nochmal einen Schritt zurück: Liebe Führungskräfte, diese vorzubereitenden Informationen und Aufgaben sind nicht Aufgabe der Personalabteilung. Das ist Führungsaufgabe, damit Sie Ihre Abteilung gut aufgestellt für Ihre Aufgaben parat haben. Als Führungskraft müssen Sie aktiv die richtige Person für die zu besetzende Stelle mit auswählen. Natürlich wird Sie die Personalabteilung bestmöglich unterstützen – jedoch die Definition und die Einstellung an sich liegt mit in Ihrer Verantwortung.

Nur für den Fall es gibt noch keine Stellenbeschreibung… dann ist es jetzt die beste Zeit eine zu erstellen. Das ist auch im Hinblick auf die Einarbeitung wertvoll und ungemein hilfreich. Und nehmen Sie für die Erstellung des entsprechenden Stellenprofils/der Stellenbeschreibung bitte am besten denjenigen dazu, der die Stelle aktuell ausübt. Sie werden von diesem alle – wirklich alle – Aufgaben genauestens erfahren. In der Hoffnung natürlich, er ist noch da und er hat noch Lust, Sie dabei zu unterstützen. Und eine weitere wichtige Aufgabe einer Führungskraft ist es, den Job-Design zu machen. Das heisst zu definieren, wie muss der Job aussehen. Vielleicht muss er gar nicht mehr genau gleich aussehen wie bisher? Werden Aufgaben verlagert oder verändert? Für den einen Enlargement für den anderen Enrichment…ganz nach den Bedürfnissen an die neu zu besetzenden Stelle eben.

Jetzt können wir Personaler uns so richtig austoben. Wir lesen und analysieren.. jedoch: Was lese ich als erstes? Das Anschreiben? Den Lebenslauf? Die Zeugnisse der bisherigen Arbeitgeber?

Das ist schwierig. Es gibt so viele verschiedenste Schulungen rund um Bewerbungsunterlagen-Trainings – sei es von Seiten der Arbeitsagentur, sei es einfach aus den Erfahrungen der Bewerber heraus – nicht zu vergessen das Internet als Schulungsplattform. Wie auch immer: Lesen tun wir es allemal. Weil wir möchten ja auch wissen, ob der Bewerber weiß, was da genau drin steht. Kann er es richtig interpretieren? So ist es wichtig, es sich im Rahmen der Auswahl und der Vorbereitung genau anzuschauen. Für ein erstes Bild.

Und wenn ich jetzt genau weiß was ich suche, dann kann ich im Lebenslauf doch genau(er) suchen, weil ich die Anforderungen kenne.

Noch einmal den Blick zurück: Beachten wir auch noch, was wir an Persönlichkeit suchen. Suchen wir eine Fachkraft, eine Führungskraft, eine kaufmännische Kraft? Arbeiten wir mit einem Personaldienstleister zusammen? Wir möchten, dass Sie sich Gedanken machen – bereits im Vorfeld: Was brauche ich für einen (Menschen)?

Nur mit der „Papier“- Stellenbeschreibung ist das einfacher. Wir definieren da den Ausbildungsstand, die Vorkenntnisse und beschreiben die Aufgaben der Stelle. Stellen klar, wo im Organigramm diese Stelle zu finden ist und wer an wen berichtet. Nur das ist alles Theorie – wenn wir uns nicht im Klaren darüber sind, was wir als Mensch suchen. Was brauchen wir für eine Art von Mensch, welche Schwerpunkte muss er mit sich bringen. Und da tun wir uns ganz schön schwer: Der Chef möchte einen „Haudegen“ – einen der sich richtig durchsetzt. Der nächste möchte bitte einen Teamplayer. Der Übernächste will wieder etwas anderes haben. Wir grinsen oft bei dem Wort: Am liebsten wollen alle nur „Eier-legende-Wollmilchsäue“ einstellen.

Und: Wenn wir uns hier nicht gemeinsam ausrichten, macht ein Bewerbungs-gespräch wenig Sinn. Denn es hat jeder dann seinen Blickwinkel darauf und es wird für den Bewerber ziemlich anstrengend. Denken wir an folgenden Spruch: „Menschen werden wegen ihrer Fachkompetenz eingestellt und wegen ihrer Persönlichkeit entlassen.“ Dieser Spruch ist wahr – denn er trifft einfach zu. Nur meist, merken wir es erst hinterher. Und haben dafür viel Geld verloren.

Ja – in den Portalen und bei einfacheren Tätigkeiten verzichten wir oft darauf. Zugegen: Die ersten Sätze sind schwierig. Warum möchte er/sie sich verändern? Warum auf diese Position? Wie gut hat er/ sie sich über die Firma informiert? Kennt er jemand aus unserm Haus? Für uns als Personaler ein großes Plus: Wenn wir das Anschreiben haben, haben wir einen Teil dieser Informationen „frei Haus“.

Zweiter Punkt: Das Zeugnis. Was steht drin? Noch viel wichtiger: Was steht nicht drin? Besonderes Augenmerk lege ich auch auf die Schlussformel. Wir sind ja gehalten, wohlwollende Zeugnisse zu schreiben. Oft genug haben wir in unseren Jahren in der Personalabteilung Zeugnisse vorgeschrieben bekommen, in denen Rechtsanwälte nachgearbeitet haben. Oft genug haben wir dabei den Sinn eines
Arbeitszeugnisses in Frage gestellt. Es muss wohlwollend formuliert sein.

Haben wir bitte bei den Zeugnissen auch im Hinterkopf, dass nicht unbedingt alle Zeugnisse von Rechtsanwälten geschrieben sind. Vielmals werden diese auch anhand von Zeugnisprogrammen erstellt, die aufgrund eines Fragebogens die Auswertung übernehmen. Auch ob derjenige der es schreibt sich seiner Verantwortung bewusst ist, wenn er Formulierungen übernimmt, bleibt für uns beim Lesen zunächst ungewiss.

Die Unterlagen der Bewerber sind gesichtet. Wir machen ein Telefoninterview: Das ist ziemlich cool. Natürlich haben wir zunächst einen Termin mit ihr/ihm ausgemacht. Außer bei den Vertriebler – die müssen das so können . Was ist das Ziel: Ich möchte ihn/sie auf der Tonspur. Mich interessiert, was er/sie mir zu sagen hat. Kann ich ihn/sie für unser Unternehmen begeistern? Es ist immer wieder spannend, dabei mehr vom Bewerber zu erfahren. Berücksichtigen Sie, welche Stelle Sie besetzen: Ein Mitarbeiter, dessen zukünftiges Umfeld nicht viel Kommunikation erfordert, der muss auch im Telefoninterview nicht glänzen.

Was wir allerdings ganz schnell erkennen, ist die Einstellung zur Arbeit, was treibt den Bewerber an, was macht ihm Freude. Mit nur wenigen Fragen, erhalten wir hier allerhand Antworten und ein gutes Bild, ob er/sie zu uns passt. Nicht zuletzt können wir die Preisfrage auch gleich klären und ersparen ihm/ihr und uns Kosten & Zeit.

Der nächste Schritt in unsere Personalauswahl steht an. Wir laden unsere interessantesten Bewerber ein. Nun die Frage: Wer ist beim Gespräch alles dabei. Setzen wir vier oder fünf Mitarbeiter von uns gegenüber eines einzelnen Bewerbers? Hier beachten Sie bitte, im Erstgespräch auf den richtigen Rahmen zu achten. Sonst wirkt es gerne etwas überladen und ungerecht verteilt. Ein lockeres Gespräch wird nicht so einfach zustande kommen. Wir verweisen hierzu nochmal auf die verschiedenen Blickwinkel.

Unserer Meinung nach reichen zunächst die Führungskraft (des künftigen Mitarbeiters) und diejenige, die die Stelle ausgeschrieben hat. Dann können diese den Inhalt der Stelle gut beschreiben. Sobald wir über die Eckdaten einer Einstellung sprechen, darf gerne die Personalabteilung dazu kommen, die ggf. dann ein Muster des aktuellen Arbeitsvertrages mit dabei hat. Gerne erinnern wir uns dabei auch an eine Situation, als der Geschäftsführer, der auf das Gespräch gut vorbereitet war – einfach kurz vorbeikam und eine kurze Weile mit dem Bewerber ins Gespräch ging. Der Bewerber war selbstverständlich im Vorfeld informiert und auch der Chef war von uns gut vorbereitet. Jedenfalls kam das gut an. Wir haben es fortan öfter so organisiert.

Es gibt hunderte von Fragenkataloge rund um Vorstellungsgespräche. Da finden Sie sicher Ihre Fragen. Jedoch: Wir können noch auf so viel mehr achten. Zum Beispiel: Wie ist seine Einstellung? Wie ist sein Verhalten? In seinem Verhalten erkennen wir auch die Einstellung. Seine Einstellung reflektiert seine Werte. Wenn wir hier schon eine Diskrepanz haben werden wir das später u. U. bereuen. Bedenken Sie: „Menschen werden wegen Ihrer Fachkompetenz eingestellt und wegen ihrer Persönlichkeit (ihrer EInstellung, ihren Werten) wieder entlassen.“

Aus diesem Grund macht es von Zeit zu Zeit Sinn, im Bewerbungsgespräch auch Fragen zu stellen, die den Bewerber unter Druck bringt. Raus aus dem Normalen – hin zum Druckverhalten. Da kommen dann seine Verhaltensmuster sehr schnell raus. Und wenn Sie jetzt wissen, was für einen Menschen Sie suchen, dann ist das die beste Gelegenheit. Danach können Sie als Verantwortlicher die Bewertung besser vornehmen.

Das Gegenteil von Druckverhalten im Bewerbungsgespräch ist das Sprechen über Komfortthemen. Vorher habe ich ihn bewusst aus der Komfortzone herausgeholt. Jetzt ist es Ziel, ihn über „sein“ Thema sprechen zu lassen. Gerade diese Herzensthemen sind besonders bei jungen Menschen spannend. Azubis sind noch nicht so gefestigt in ihrer Persönlichkeit und ich möchte gerade die jungen Menschen einfach kennenlernen. Das gelingt in ihrem Herzensthema am Besten. Sei es Fußball, Motocross oder Kite-Surfen. Holen Sie die jungen Menschen ab – damit sie locker in ihr Gespräch gehen. Wir haben jetzt viele verschiedene Gesichtspunkte aufgezeigt.

Wer die Gelegenheit hat, Personalauswahl aktiv zu betreiben kann sich auch gerne an folgendem Spruch versuchen:

„Management des gegenseitigen Ergänzens.“

Er sollte nicht nur diejenigen einstellen, die seinen Mindset haben, sondern auch die,  die ihn ergänzen. Wir machen ja auch aus diesem Grund den podcast zusammen. Wegen der zwei Meinungen.

Also zum Mehrwert: Achten Sie davor darauf:

• Wie gehe ich vor?
• Wie wähle ich aus?
• wenn die Bewerbung da ist: Was mache ich mit den Unterlagen? Geben ich den Bewerbungen den richtigen Stellenwert? Vielleicht noch vorab erst ein Telefoninterview?

Bereiten Sie das Gespräch an sich auch gut vor. Überlegen Sie:

• wer muss wirklich die ganze Zeit mit dabei sein?
• reichen Stipp-Visiten?
• Prüfen Sie im Gespräch die Einstellung.
• Fragen Sie nach den Werten.
• Druckverhalten?
• Hören Sie sein Herzensthema.

Freuen Sie sich auf Ihre nächsten Neu-Einstellungen.

Ihre

Katja Hummel & Stefan Schulik