Das Mitarbeiter-Jahresgespräch durchführen – Podcast Folge #015

Was muss ich als Führungskraft tun, um ein gutes Mitarbeitergespräch zu gestalten. Wie soll es ablaufen und wie setzte ich die richtigen Schwerpunkte. Gibt es einen roten Faden. Nutzen Sie die Kraft dieses Mitarbeitergespräches. Sie erhalten dadurch Zeit zum Führen und entfalten das volle Mitarbeiter-Potential.

Sie sind wieder dabei – hören meinen Podcast – darüber freue ich mich sehr.
Entweder Sie sind „Bei mir“ und teilen meine Begeisterung für diese Art von Mitarbeitergesprächen, Sie wollen wissen, auf was es ankommt, um dieses Personalentwicklungs-Instrument gut auszugestalten oder Sie sind einfach neugierig, was Ihnen da Hr. Schulik auftischt. In beiden Fällen – gerne auch in einem dritten Fall – seien Sie nochmals herzlich willkommen.

Wir gehen gleich in medias res. Im Rahmen der Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch haben Sie alles Notwendige veranlasst:

• Der Termin wurde rechtzeitig bekannt gegeben.
• Der Treffpunkt, die Uhrzeit und der Raum sind geblockt.
• Die Dauer ist fixiert – mit etwas Puffer
• Sie haben also Ihre Vorbereitungen für dieses Gespräch abgeschlossen. D.h. Sie haben ihre Hausaufgaben als Führungskraft gemacht. Die zu besprechenden Inhalte sind klar, idealerweise schon schriftlich fixiert
• Sie sind rechtzeitig da – ohne abgehetzt zu wirken – Handy ist auf lautlos / Sie haben alles dafür getan, dass auch sonstige Störungen – so gut es eben geht – fern bleiben.

Pünktlich starten Sie das angesetzte Mitarbeiter-Jahresgespräch.
Aber wie?
Wie strukturieren wir dieses Gespräch, um höchste Wirkung zu erzielen. Hier mein roter Faden – und so wie sie mich kennen, kommt nichts Kompliziertes, nichts zum lange aufschreiben müssen, nichts – wozu Sie „Personalmanagement“ studiert haben müssen und womöglich noch die Spezialisierung „Psychologie“ des Menschen perfekt drauf haben.

Nehmen Sie den Mitarbeiter so wie er ist, in Empfang, gehen auf ihn zu, begrüßen ihn angemessen und bitten ihn freundlich Platz zu nehmen – schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre – ohne dass es gestellt, übertrieben oder für Sie unpassend und aufgesetzt wirkt. Sie haben meinen roten Faden im Hinterkopf – Sie kennen die drei Phasen zur Durchführung des Mitarbeiterjahresgespräches – sie lauten:

Das kann man sich gut merken. Erst den Rückblick machen, dann zum Anblick wechseln und zum Schluss den Ausblick aufzeigen. (Vergangenheit – Gegenwart – Zukunft)

Sie klären noch – wenn erforderlich – Zweck und Ziel des Gesprächs und los geht´s.

• Zielvereinbarung, Kernaufgaben und Prioritäten als Maßstäbe zu Grunde legen
• Ergebnisse beschreiben lassen, mit Fakten belegen
• Bei Bewertungen die Umstände berücksichtigen, dann den persönlichen Beitrag des Mitarbeiters einschätzen.
• Erfolge würdigen, Misserfolge klar benennen
• Bei Differenzen beschreiben (lassen), wie er sich in kritischen Situationen verhält, evtl. Äußerungen dritter Personen wörtlich zitieren
• Stärken hervorheben, Schwächen mit Verbesserungsvorschlägen verbinden
• Einstellungen und Werthaltungen als subjektiven Eindruck anbieten.

• Probleme, Konflikte, unproduktive Verhaltensweisen deutlich ansprechen, aus den Zielen und Anforderungen heraus klar begründen, wo er sich unbedingt ändern muss.
• Hilfestellung leisten, nach gemeinsamer Lösung suchen.
• Neue Veränderungen und Herausforderungen skizzieren, gemeinsam herausfinden, welche Stärken er dafür nutzen kann, Unterstützung anbieten

Im Anblick – was gegenwärtig so läuft – gilt die Aussage:
Nicht Schuldige suchen, sondern Probleme lösen.

• Seine persönlichen Ziele mit den Möglichkeiten des Unternehmens abgleichen
• Sich auf die jeweiligen Innovations- und persönliche Entwicklungsziele einigen
• Konkrete Fördermaßnahmen festlegen/abstimmen (wer macht was bis wann)

Zum Schluss

• Ergebnisse zusammenfassen (lassen), idealerweise schriftlich festhalten
• Vereinbaren, wann wir uns wieder treffen, um Zwischenbilanz zu ziehen?
• Wir schließen mit dem Willen zur guten Zusammenarbeit

Ich fasse zusammen: Das Mitarbeitergespräch dient zur Steigerung von Engagement und Leistungsbereitschaft. Es stärkt die Zusammenarbeit und das Vertrauen zueinander.

• Solider Rückblick mit Beurteilung und Feedback – beidseitig – idealerweise zuerst der Mitarbeiter selbst
• Aktuelle Situation im Anblick – Klärung von aktuellen Themen, Probleme lösen beraten, Hilfe zur Selbsthilfe geben – aber nicht zu lange verweilen, verharren, verbeißen.
• Der Ausblick auf die Zukunft eröffnet Motivation, zeigt Entwicklungen auf und fördert persönliche Potentiale. Genau hier ist die volle Bandbreite der Personalentwicklung verborgen. Um im Slang der Führungsvokabeln zu bleiben – siehe auch
  Podcast Folge #012 – Führungsstil-Reifegrad
  Genau hier – im Mitarbeitergespräch findet die Reifegradentwicklung von R1 bis R4 bezogen auf die Ziele / Tätigkeiten des Mitarbeiters statt. Hier adressieren wir Leistungs-Motivation, Verantwortungsbewusstsein und entwickeln Fähigkeiten / Fertigkeiten des Mitarbeiters

So und nun wünsche ich Ihnen ein gutes Mitarbeiterjahresgespräch. Gerne schicken Sie mir Ihre ersten Erfahrungen in einer eMail. Sollten Sie noch nicht so viele Mitarbeitergespräche in dieser Hinsicht geführt haben – also am Anfang ihrer Führungsarbeit stehen – starten Sie nicht gleich dem für Sie schwierigsten Mitarbeiter. Gehen Sie es langsam an. Es ist noch kein Führungsmeister vom Himmel gefallen.

Noch ein Hinweis zum Abschluss:

Wenn Sie für Mitarbeiter-Jahresgespräche den Reifegrad vier haben – dann nehmen Sie einfach und souverän zur Kenntnis, dass es Gesprächsleitfäden gibt, dass Checklisten und passende Dokumente als Vorlage für solche Gespräche in der Personalabteilung zu finden sind – kein Problem. Diese brauchen auch Führungskräfte mit Reifegrad eins oder zwei vielleicht auch noch drei – UND – wenn Sie in dieser Aufgabe R4 sind, nehmen Sie in das Gespräch lediglich ein weißes Papier mit – das reicht. Sie verstehen sicherlich, was ich damit meine.

Nachbrenner:

Nein, wir sind noch nicht am Ende angekommen. Das Mitarbeitergespräch ist zwar durchgeführt, der Prozess aber nicht zu Ende. Im nächsten Podcast brauchen wir zur Vollständigkeit noch das Thema „Nachbereitung“ des Mitarbeitergespräches. Und das machen wir dann.