Führen im Homeoffice – wie führst du denn? – Podcast Folge #073

Auch das Führen im Homeoffice oder während des mobilen Arbeitens gehört zu ihren Aufgaben als Führungskraft. Es ist ein Vertrauensvorschuss gefordert und weniger Kontrolle. Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet vergleichbar gut im Homeoffice. Verlieren Sie jetzt nicht den Kontakt.

Es werden immer wieder Fragen an uns herangetragen: „Wie gehen wir mit Homeoffice um? Mit der ganzen Infrastruktur und den Anforderungen an dezentrales Führen.“

Wie ändert sich meine Rolle als Führungskraft?

Das ist uns einen Podcast wert J Tipps und Gedanken an Sie – ob im Homeoffice oder im Office weiterzugeben. Obwohl es uns eines bewusst ist: Es wurde schon viel darüber gesagt, geschrieben und gepostet. Es ist also aktuell der Renner. Hier kommen nun unsere Blickwinkel zu diesem Thema: Mit was starten wir denn, Frau Hummel:  So wie wir mit der Arbeit im Homeoffice starten:

Habe ich ein eigenes Büro zu Hause, passen die Voraussetzungen des Internets, habe ich auch von zu Hause aus alle Möglichkeiten um meine Arbeit gut zu machen?

Das sind so die Basics. Als Führungskräfte dürfen wir nicht vergessen, ob dass, was wir als Normal betrachten – ob das auch Normal ist in den Wohnungen und Häusern unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Diese Frage müssen wir uns schon stellen. Haben sie die Infrastruktur, um damit gut umgehen zu können und ihre Arbeit gut zu machen. Das fängt beim Mikro an, geht beim Kopfhörer weiter über die richtige Kamera zu der Frage: wohnt der Mitarbeiter hoffentlich nicht auf einem „weißen Flecken“ – wo wir kein stabile Internet Verbindung haben und ich aufgrund von der schlechter Übertragung die Kamera gar nicht einschalten kann? Denn, wenn wir uns schon im dezentralen Führen üben, brauchen wir zumindest die beiden Sinne „hören“ und „sehen“ – damit wir unsere Mitarbeiter wahrnehmen können.

Und es ist ja auch nicht so, dass jeder, der im Homeoffice arbeitet, eine gewisse Affinität dafür hat. Sei es der Umgang mit einem VPN Zugang oder was es da alles zu berücksichtigen gibt. Auch wenn wir hier relativ routiniert damit umgehen – so hat es mir meine Erfahrung doch gezeigt – dass es für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter doch eine große Unsicherheit bedeutet, von außen auf die Dateien im Betrieb zuzugreifen. Hier müssen wir zunächst unterweisen und schulen, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den richtigen Umgang kennen. Damit beugen wir  Frust vor.

Den Gedanken einmal weitergesprungen: Manche Firmen fordern „bring your own device“ – da kommen dann einige Sicherheitsgedanken ins Spiel. Ab und an werden manche Tools verboten. Als Führungskraft muss man hier genau hinschauen, welche Regeln man dazu aufstellt.

Nochmal zusammengefasst: Es ist unsere Aufgabe als Führungskraft die Voraussetzungen zu schaffen, dass unsere Mitarbeiter auch im Homeoffice alles haben, um ihre Arbeit gut zu machen.

Wir haben nun Homeoffice angeordnet – die Systeme sind stabil. Ein weiterer – nicht zu unterschätzender Punkt ist jetzt, „wo arbeitet unser Mitarbeiter dort? Hat der den Luxus eines eigenen Büros? Arbeitet er im Wohn- oder Kinderzimmer? Oder gar im Schlafzimmer mit dem Laptop auf dem Schoss? Denken Sie daran, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf das richtige Umfeld hinweisen, wo effektives Arbeiten gut möglich ist. Sei es die zu schließende Türe, die die Kinder in Ruhe in der restlichen Wohnung toben lässt. Auch wenn Besuch kommt – Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen konzentriert an ihrer Arbeit bleiben können.

Hier verweisen wir noch auf einen bereits bestehenden Podcast:

• Menschliches Führen zwischen Nähe und Distanz – Podcast Folge #042

Natürlich kann man deshalb nicht sein komplettes zu Hause umkrempeln. Dennoch ist es wichtig zu wissen, ob ich den passende Platz finde, damit ich gut arbeiten kann. Es ist wichtig, mit der Doppelbelastung Homeoffice/zu Hause & Familie / Mitbewohner gut umzugehen.

Jetzt stellen wir uns einmal vor: Wir planen ein online-Meeting. Wir haben alle rechtzeitig eingeladen, die Tagesordnung ist mitgeliefert. Jedoch:

Das ist dann doch noch ein wesentlicher Aspekt: Lass uns vorher klar festlegen, wie spielen wir miteinander. Wir haben Spielregeln – wir haben Rahmenbedingungen bereits vielleicht in Besprechungsrichtlinien geklärt. Diese hängen in den Firmen direkt beim Leitbild. Wir lassen den anderen immer ausreden – wir kritisieren nicht persönlich und so weiter und so weiter.

Ich glaube aber, wenn wir jetzt im Homeoffice unterwegs sind in Verbindung mit irgendwelchen Tools gilt es auch hier festzulegen: Wie handhaben wir das Besprechen an und für sich? Ist das Mikro immer aus – ist das Mikro immer an? Das ist mit Sicherheit abhängig von der Gruppengröße. Haben wir einen kleineren Teilnehmerkreis geht es, dass alle das Mikro noch an haben. Das hat den Vorteil, dass alle rasch reagieren können und sich zum Thema einbringen können. Gleiches gilt für die Kamera: Ist sie an oder aus? Will oder muss ich die Privatsphäre des anderen akzeptieren oder nicht? Vielleicht will ich ein neutrales Hintergrundbild reinschalten, damit meine Kolleginnen und Kollegen eben nicht sehen, welche Kaffeemaschine ich habe. Das muss gut überlegt sein – denken wir nochmal an die wichtigen Sinne, die unsere Kolleginnen und Kollegen aktuell mit uns verbindet.

Das alles muss man vorher regeln.

Pünktlich sein. Das ist zunächst wichtig… und dann sollten wir etwas Small-Talk zulassen. Je nach Vertrautheit und Teamzusammenhalt. Im Anschluss startet der Besprechungsleiter mit der Tagesordnung. Vergessen Sie nicht, in der Runde Ihren Protokollführer zu finden. Bedenken Sie bei Fragen, die Sie aus der Gruppe geklärt haben möchten, sich nicht mit offenen Fragen an die gesamte Gruppe zu wenden sondern auch konkret Einzelne anzusprechen. Verteilen Sie auch die Aufgaben: Wer überwacht den Chat, welche Rolle übernimmt wer? Nicht, dass Sie als Führungskraft alles selber machen.

Nach Abhandlung aller Tagesordnungspunkte haben wir unser Augenmerk noch auf das Finale zu konzentrieren: Haben wir Hutträger bestimmt? Wer macht was bis wann? Wann treffen wir uns wieder um Ergebnisse abzugleichen. Ohne diese Ergebnisse dürfen wir kein Meeting beenden – das Schlimmste was geschehen kann ist, dass ein Teilnehmer nach dem Meeting sagt: „Das hätte ich mir sparen können.“

Passt unsere Infrastruktur – das drum herum. Haben wir ordentlich geplant und die Commitments eingeholt. Sind die Regeln gesetzt?

Als Führungskräfte fehlt uns jetzt ein Stück weit die Kontrolle. Das kurze „über den Schreibtisch abgestimmt“ fällt weg. Ebenso, dass der Mitarbeiter zu den regulären Arbeitszeiten an seinem Schreibtisch zu finden ist. Es kann sein, dass die Arbeitszeiten im Homeoffice zu anderen werden. Klären Sie mit ihrem Team, ob wirklich immer alle verfügbar sein müssen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern – geben Sie ihnen einen Vertrauens-Vorschuss. Finden Sie die Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle. Kennen Sie die Augenfarbe Ihrer Mitarbeiter?

Dazu haben wir im Podcast #045 Infos zusammengefasst:

• Menschliches Führen zwischen Vertrauen und Kontrolle – Podcast Folge #045

Stimmen Sie sich täglich mindestens einmal mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab! Wer ist wann da? Denken sie trotzdem an ihr Direktionsrecht. Auch wenn alle im Homeoffice arbeiten, Sie können Anwesenheit einfordern.

Geben Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch immer wieder die nötigen Infos. Damit verbreiten Sie Sicherheit und das WIR-Gefühl bleibt erhalten. Nochmal zusammengefasst: Sicherheit geben, Bindung leben und Orientierung bieten.

Es sollte unser oberstes Ziel sein, mit den geänderten Voraussetzungen so zu arbeiten, dass wir den Servicegedanken hoch halten und die Kundenzufriedenheit unser höchstes Anliegen ist. Damit der Sinn unseres Unternehmens, unserer Abteilung und unseres Teams unser Antrieb bleibt. Der moderne Begriff purpose lässt hier grüßen. Dann müssen wir auch nicht motivieren – sondern die Aufgabe an sich tut es.

Wenn wir das schaffen, haben wir mit diesen Voraussetzungen beim mobilen Arbeiten gute Chance erfolgreich unsere Aufgaben zu erledigen und damit unsere Ziele zu erreichen.

Führen Sie gut!

Katja Hummel & Stefan Schulik