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Besprechungen Effektiv Führen

Besprechungen zielorientiert führen – Podcast Folge #082

Der Mehrwert für eine Besprechung liegt in den verschiedenen Denkweisen der Teilnehmer. Den Mehrwert des gegenseitigen Ergänzens zu erkennen ist Führungsaufgabe.

Die Besprechungen vor der Besprechung

Kommt Ihnen das bekannt vor, wenn ein Besprechungstermin hereinkommt und keiner so recht weiß, ob das Thema in dieser Form überhaupt eine Besprechung wert ist? Heute möchten wir dazu mit Ihnen einmal abtauchen, wie Menschen unterschiedlich auf eine solche Einladung reagieren. Weil wir ja auch als Führungskräfte das alles irgendwie unter einen Hut bekommen sollen.

Sie haben zum Beginn dieses Podcast vielleicht herausgehört, dass wir bereits in der Einleitung die verschiedensten Menschentypen beschrieben haben. Zunächst möchte die Assistentin alles richtig machen. Es soll keinem an irgendetwas fehlen (Raum soll stimmen, Kaffee hergerichtet sein und Erfrischungsgetränke stehen bereit). Auffallend ist, wie der Chef gleich dagegen donnert: Brauchen wir die Besprechung überhaupt? Da war eine gewisse Dominanz durchaus spürbar. Der erwähnte Finanzbuchhalter dort, hat soweit akribisch geplant, dass er sogar die Redezeiten verbindlich gesteckt hat. Wahrscheinlich ungefragt und einfach damit es geregelt zugeht. Und natürlich muss der Marketing-Mensch – der für alles zu begeistern ist – einen völlig anderen Plan verfolgen. Er hat selbstredend viele Ideen und kommt nicht auf den Punkt.

Betrachten wir die Besprechung

Wenn wir jetzt so eine Besprechung mal genauer betrachten, ich möchte dazu das Ergebnis gleich schon mal vorwegnehmen: Ich glaube, es ist unsere Führungsaufgabe die verschiedenen Menschentypen auch entsprechend abzuholen. Genau genommen brauchen wir für gute Ergebnisse auch verschiedene Menschentypen.

Wir brauchen sie alle. Jeden Einzelnen

Wir bringen es gleich mal konkret auf den Punkt: Wir brauchen den Entscheider, der am Schluss auch sagt‚ “da geht es jetzt entlang.“ Wir brauchen denjenigen, der ganz gründlich alles analysiert hat. Der alles akribisch vorbereitet hat und die Vor- und Nachteile im Blick hat. Selbstverständlich brauchen wir auch jemanden, der das Drum-Herum regelt. Wenn wir nur solche haben, die an der Sache orientiert sind, fehlt etwas. Diese verschiedenen Persönlichkeiten brauchen wir in Besprechungen.

Wie gehen wir mit Menschen um, die alle Besprechungen unnötig finden?

Deren Zeit scheint kostbarer und wertvoller zu sein als die der Anderen. Sie fokussieren sich auf das Wichtige – die gehen gar nicht ins Detail rein. Diesen Menschen liefern wir am besten mit der Tagesordnung schon mal einen Lösungsansatz. Damit wir dann über etwas sprechen und nicht um etwas herum. Dieser Mensch braucht einen Nutzen. Er muss ihn erkennen. Dieser Mensch braucht den Nutzen für diese Besprechung. Auf diese Frage liefern wir ihm input: Es sind dazu bspw. noch verschiedene Aspekte zu klären. Er benötigt das als Ergänzung für seine Art (des Arbeitens), weil er vielleicht fokussiert auf seine Zielsetzung ist und die Nebenaspekte so nicht „auf dem Zettel hat“.

Wir brauchen auch den Spontanen

Wir brauchen auch den Spontanen Menschen in unseren Besprechungen. Der auf seine Art einfach locker ist. Er denkt noch über den Tellerrand raus – schätzt völlig anders den Nutzen und die Ergebnisse ein. Er ist derjenige, der immer bereit ist neue Wege zu gehen. Sonst könnten viel weniger Innovation stattfinden. Wir brauchen denjenigen, der auch von anderen begeistert werden kann und der Menschen mag. Derjenige, der Menschen auch mitreißen kann – besonders auch diejenigen, die vielleicht eher in sich gekehrt sind. Diejenigen, die eher in sich gekehrt sind – eher introvertiert also. Obwohl wir diesen Menschentyp genauso brauchen.

Und vor allem brauchen wir diese begeisterten Menschen auch, weil diese Menschen, die so begeistert sind, vor unserem Auge schon mal den Messestand entstehen lassen. Sie lassen unser neues Produkt vorstellen – in schillernden Farben wird er vor unseren Augen funkeln. Dieser Typ Mensch verzettelt sich häufig – er vergisst jeden Zeitrahmen und sprüht vor Ideen und Einfällen. Dieser Menschentyp weiß auch, wie es andere machen. Sie sind gut vernetzt.

Diejenigen, die zurückhaltend sind – weiterer Menschentyp

Diejenigen, die zurückhaltend, eher introvertiert sind – diejenigen brauchen wir auch. Das eine Besprechung systematisch läuft.

Wir brauchen aber auch den Menschentyp, der tatsächlich dafür Sorge trägt, dass die Besprechung systematisch abläuft. Weil der Spontane Typ der verzettelt sich vielleicht auch hin und wieder. Er sprüht vor Energie und unterhält sich – dabei verliert er jedes Zeitgefühl.

Dabei haben wir für die Besprechung nur eine bestimmte Zeit. Hier ist es also wichtig, dass das jemand im Blick hat. Es muss also jemanden geben in unseren Besprechungen, der als Antriebsachse unterwegs ist. Der die Tagesordnung im Blick hat und darauf aus ist, diese zügig abzuarbeiten. Diesen Menschen ist es wichtig, dass wir zügig vorankommen. Wir verzetteln uns nicht uns wenn ein Thema aufschlägt, das so nicht auf der Tagesordnung steht, wird es entweder zum Schluss hin beratschlagt oder wir vertagen es.

Und wenn die Stimmung in diesem Team stimmt, ist unser impulsive, begeisterte Menschentyp nun auch sehr froh darüber, dass ihn jemand führt/leitet. Er selbst braucht diese Orientierung und nimmt sie gerne an – wenn, wie gesagt, die Stimmung im Team ausgeglichen ist. Dann ist auch niemand nachtragend.

Ansprüche an die Besprechung

Denken wir nochmal an die Assistentin. Sie ist die Kümmerin – sei es für Flipchartpapier, Kaffee oder Erfrischungen. Dieser Wunsch nach Sicherheit, dass alle letztendlich zufrieden sind, ist für eine Besprechung sehr wichtig, weil diese Menschen einfach kontrollieren und berücksichtigen, ob wirklich an alles gedacht wurde. Damit alles klappt. Diese Menschen machen sich auch oft Sorgen um den Anderen. Sie sind sehr auf Menschen orientiert. Auf Harmonie aus – und das ist auch gut so, dass wir solche haben. Es ist wichtig, die Bedürfnisse des anderen zu erkennen und diese auch zu respektieren. Oft hat dieser Menschentyp ein sorgenvolles Gesicht – sie möchten es gerne allen recht machen.

Für eine Besprechung auch wichtig – diese Menschen sind wie Kitt für die Besprechung. Sie halten zusammen. So manche Störfaktoren können sie kompensieren.

So manche Unternehmens-Macher würden viele Besprechungen gar nicht machen. Sie würden es einfach „Machen“. Sie würden es entscheiden. Dabei ist es gut, wenn in einer Besprechung mehrere Blickwinkel angesprochen werden. Ziemlich verrückt geht es dann her, wenn Menschen, die zur Besprechung kommen nicht einmal mehr das Thema wissen. Trotzdem ist es gut, wenn wir sie haben, weil sie einfach anders denken. Anders als wir und wir müssen sie als Bereicherung erkennen.

Es gibt Menschen, die krampfhaft versuchen, sich an den Strukturen zu orientieren, bevor wir sie liebevoll und nachdrücklich daran erinnern, dass das Ganze nach einer bestimmten Zielsetzung abläuft. Und dann haben wir noch einen, der am Liebsten das Protokoll schreibt. Einer, der nicht viel sagt, der zurückhaltend ist und ziemlich introvertiert. Diese Persönlichkeit würde am liebsten alleine arbeiten, er möchte nicht zu Besprechungen gehen müssen und braucht diese vielen Menschen überhaupt nicht.

Aufgabe in der Besprechung

Jetzt kommen wir zur Aufgabe der Führungskraft: Diese unterschiedlichen Menschentypen – diese unterschiedlichen Charaktere und Temperamente zu händeln. Das ist eine (Führungs-) Aufgabe. Zu wissen: Ich brauche alle Kombinationen. Wenn´s nur Menschen gibt, die Dominant sind – dann gibt es keine Besprechungen mehr. Wenn alle Menschen nur fürsorglich unterwegs sind, wären diese den ganzen Tag in Besprechungen und wollen sich nur wohlfühlen. Und die Nächsten setzen eine Besprechung von 8 bis 9 Uhr an und hocken bis zur Mittagspause zusammen – einfach, weil sie sich wohl fühlen. Jetzt müssen wir Führungskräfte planen – wer hört sich nur gerne reden? Wer trägt was dazu bei? Bedenken wir den Redeanteil jedes einzelnen. Wir müssen auch den Stillen einfach einmal herausfordern. Dieser wird nur reden, wenn er direkt gefragt wird. Ansonsten ist er still. Dieses Bewusstsein zu bekommen dass jeder einzelne auch ein echter Mehrwert sein kann ist wichtige. In der Führungssprache sagen wir auch: Management des gegenseitigen Ergänzens. Und da kommt schon wieder dieser Spruch dazu: Du bist okay – ich bin okay.

Jeder bringt sich auf seine Art und Weise mit ein und es wäre gut, wenn wir als Führungskräfte wissen, wen laden wir ein (zur Besprechung) und wen laden wir aus?

Was können wir aus dem Gesagten jetzt noch rausholen? Wenn wir unterschiedliche Menschen in Besprechungen haben, beim Einen, der da wie eine Dampfwalze daher kommt  – dem würde ich raten, schalt doch mal einen Gang runter. Lass dem Anderen etwas mehr Zeit. Auch wenn du es selbst nicht braucht. Unterbrich den anderen nicht und lass ihn/sie ausreden. Menschen, die so sehr spontan sind, denen sagen ich auch: „Beenden sie angefangene Arbeiten, bevor sie mit etwas Neuem beginnen. Arbeiten sie konsequent daran, pünktlich zu sein, begrenzen sie die Zeit für ihren privaten Schwatz. Bemühen sie sich weniger gesellig zu sein (das ist für diesen Menschtyp eine Strafe).

Mit Assistentinnen denke ich oft darüber nach, wie es gelingen kann, sich flexibler zu organisieren. Dass sie nicht nur stur an den gegebenen Vorgaben festhält sondern auch neue Wege geht oder zumindest ausprobiert. Vor allem soll sie weniger in der Aufgabenmenge versinken als viel mehr an die Ergebnisse denken. Oft muss ich ihnen auch sagen – allerdings bin ich da selbst im Lernmodus – dass man sich mehr zutrauen muss/darf. Vor allem, dass man auch mal nein sagen darf.

Es gibt einfach Menschen, die sind akribisch – zu ihnen muss ich sagen, sei kein „Dipfelescheisser“. Sei niemand, der sich nur an den Zahlen-Daten-Fakten orientiert. Es gibt ja auch noch etwas anderes. Auch solchen Menschen muss ich sagen, geh einmal mehr auf die Personen ein. Und versuche einmal die Ziele realistisch einzuschätzen. Nicht nur das Risiko zu sehen sondern auch die Faktoren drum herum.

Wir schließen also mit der Erkenntnis, dass wir alle diese Menschentypen brauchen. Stimmt das Teamklima wird jeder mit Beiträgen aus seiner Sicht zu den Ergebnissen beitragen. Dann wird daraus etwas richtig Gutes entstehen und dann haben wir Ergebnisse, einen Plan und Struktur. Und das nicht nur verbissen, sondern geschmeidig und gegenseitige Blickwinkel berücksichtigend – damit die Besprechung letztendlich einen Mehrwert darstellt.

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Es grüßt Sie

Ihr Stefan Schulik

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Podcast Folge #082

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